在《劳动合同法》下,企业的规章制度必须经过民主合法程序制定,并公示或告之劳动者,才具有法律效力。但通过何种方式公示才最合适,最有效呢?这令许多企业HR工作者有所困惑。

(一) 法律条款及风险:

1、法律条款:《劳动合法》第四条 用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。 在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。

2、法律风险:(1)未经合法公示的企业规章章制度无效,不具法律效力,不能作用处分违纪员工的依据。(2)用人单位的规章制度违反法律、法规的规定,损害劳动者权益的,劳动者可以解除劳动合同。–《劳动合同法》第三十八条第四项规定。(3)《劳动合同法》第八十条 用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定的,由劳动行政部门责令改正,给予警告;给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。
 
(二) 适合的公示方式:

1、企业规章制度采取比较合适、有效的公示方式:(1)召开员工大会公示或全体员工参加培训学习,并保留相应的有员工签名的会议或培训记录;(2)在《员工入职登记表》背面印刷企业规章制度,请员工入职时阅读签字,声明已阅读了解及同意遵守。(3)每个员工发放一本企业的规章制度小册子,并要求员工阅读及制作签收表格,让员工确认阅读签收并承诺遵守。(4)在《劳动合同》中增加企业的规章制度为合同附件,确认员工已阅读理解企业的规章制度,并承诺遵守。通上述方式公示的企业规章制度,基本合理合法,具有法律效力,且有确确实实的员工签名证据。

2、现时部分企业取用但不太合适的公示方式:(1)在企业的内部公告栏、宣传栏张贴。(2)在企业的公司网站内公布。(3)通过电子邮件发送通知。(4)口头通知。通过上述四种方式公示的,往往存在一个问题,收集证据很困难,以至发生劳资纠纷时,举证不了。在此笔建议企业的HR工作者最好不要采用上述方式进行公示企业规章制度。