一、准备工作

1、拟出邀请宾客的名单

报领导批准-印制请柬-提起2周时间发送-活动前3天电话核实。贵宾在活动前1天再核实一次。

邀请宾客范围:企业、公司和商场主管部门领导及各界领导、朋友;广播、电视及报刊新闻记者;同行部门和直属部门领导及朋友。

2、拟定程序表

确定主持人,介绍重要来宾、组织负责人或重要来宾致辞、剪彩或安排参观。此外,印刷一些材料。ex:庆典活动的主要内容、意义,来宾名单和致辞,组织经营项目和政策。

3、布置场地

举行仪式的现场可以设在铺面或商店的门口,应在场地悬挂开业或庆典会标、庆祝或欢迎词语。因为开业活动一般是站立举行的,所以咬在来宾站立处和剪彩处铺设红色地毯,以示尊敬和庄重。会场两边可放置来宾赠送的花篮,四周悬挂彩带和宫灯。还要准备好音响、照明设备,使这个场地气氛显得隆重、热烈。

4、安排接待工作

事先指派专人负责。重要来宾的接待应由组织责任人亲自完成。

5、安排礼仪小姐

礼仪小姐的人数应比剪彩领导人数多1人。礼仪小姐最好是着红色旗袍,身披绶带,绶带上要有开业或庆典标志及组织名称。发式可以是齐耳直发,也可以梳古老典雅的发髻。无论冬夏,只要是身着旗袍,脚下就应为瓢鞋,还应穿连裤袜。礼仪小姐要化淡妆。

6、准备贵宾留言册

贵宾留言册不要用普通签字本,应用红色或金色锦缎面高级留言册。准备好毛笔、砚墨或碳素笔,还要准备好来宾签到处和来宾休息室。

7、安排接待服务人员

接待室中要求茶杯洁净,茶几上放置烟缸。如不允许吸烟,应将礼貌标语牌放置在接待室中,提示来宾。

8、准备馈赠礼品

赠送的礼品也是一种宣传性传播媒介。只要准备得当,往往能产生很好的效果。礼品应有如下特点a象征性,从礼品形状及内容上能一目了然地明确它的含义。礼品要讲究“个性”,不搞“大统一”。b纪念性。c宣传性,使用自家商品作礼品宣传自身,在礼品的包装上印有组织标志、庆典开业日期、服务承诺或产品图案及广告用语,或企业宣言。

9、提前试验音响

了解无限麦克风电磁波的方向性、频率高低、音量大小。不要出现“吱吱”的噪音或间断噪音。线路距离与麦克风连线长短要考虑周全。不要使讲话者无法进行必要的移动。事先应设计好讲话、演示、产品介绍时表演者的路线。避免麦克风线太长太短引起不必要的麻烦。如果可能,对移动的演讲者、表演者最好用移动无限麦克风。或尽可能将线的一部分藏在地毯下面,以免绊倒他人。

如果为演讲者提供新的服务设施,在会议前一定要向有关人员进行明确的介绍。ex:某市开会,每人面前都有台电子设施、一个麦克。上面有很多数字,但谁也不知怎么使用,谁是几号,服务员也不清楚……

二、仪式过程

1、签到。宾客来到后,有专人请他们签到。签到簿以红色封面,内部纸张为装饰美观的宣纸为宜。如此时组织有关产品经营项目及公司全方位说明的资料,均可发给到来的宾客,扩大组织的知名度。此外,还可以准备两个盒子,一个装单位领导或公关部经理的名片,另一个装来宾的名片,这样便于今后联系或制作通讯录。

2、接待。宾客签名后,由接待人员引到备有茶水、饮料的接待室。让宾客稍事休息并相互认识。本组织人员应在此陪同宾客进行交流,可以谈一些本组织的事情,或者说些对宾客到来表示感谢的话语。

3、剪彩。工程破土动工,竣工,公司成立、商场开业等庆典活动,开始时都需要进行剪彩。这时,礼仪小姐手托托盘,将用彩带扎成的花朵相互连着放在托盘上。可以放置红色方口布,布上面放花朵及剪刀,同时配以热烈的音乐。当主持人出场时,音乐停止。主持人进行简单致辞,宣读到会来宾,并表示谢意。

剪彩开始,由主持人宣布剪彩人员的单位、职务、姓名,主席台上的人员一般要位于剪彩者身后1米~2米外。剪彩者穿着端庄整齐的服饰,并保持稳重的姿态,走向彩带,步履稳健,全神贯注。不和别人打招呼。拿剪刀时以微笑向服务人员、礼仪小姐表示谢意。剪彩时,向手拉绸带或托彩花的左右礼仪小姐微笑点头,然后神态庄严地一刀剪断彩带,待剪彩完毕时,转身向四周观礼者鼓掌致意。

4、致辞

由主客双方领导或代表致辞。无论是开幕词、贺词、答谢词均应言简意明、热烈庄重,切忌长篇大论。

5、节目

典礼完毕,宜安排些气氛热烈的节目,如敲锣打鼓、舞狮、播放喜庆音乐等。在允许燃放鞭炮的地区,还可燃放鞭炮、礼花、礼炮等造成喜庆气氛。此外,还可以请军乐队演奏。

6、参观、座谈或聚会

主持人宣布仪式结束,即可引导客人参观工程、组织、公司或商店。可介绍主要设施或特色商品。以融洽与同行的关系,也可以举行短时间的座谈或请来宾在留言簿上签字。之后,还可以安排舞会、宴会答谢来宾。

7、赠送纪念品

如果是企业、公司或商场“××周年”庆祝活动,可以准备制作纪念品赠送自己的员工和来宾。使员工感到主人翁的优越意识。使来宾们有受到尊重的感觉,以达到感情的交流;还可以进行职工文艺表演,以示庆祝。也可以举行大型促销活动。