一、确定时间、地点

展销会时间依据展销内容和规模而确定。展销会地点可以在室内或露天。室内展销显得较为隆重,且不受天气影响,时间相当也不受限制,但布置较为复杂,所需的费用也较大。通常在露天举办展销的可以是大型机械、农产品、花卉等。

二、确定展销会的内容

可分为综合性产品或专项产品展销。综合性产品展销会可容纳多家不同产品进行同时展销,如每年春秋两季的广州商品交易会就属这种类型。专项展销会,即围绕一项专业或一个专题举办的展销,如汽车配件展销会、家具展销会。

三、确定展销会工作人员及责任

1、安排号产品介绍人员

产品介绍人员应对展销产品的性能、构造、使用方法、同类产品的市场价格情况、组织经济实力和产品信誉、组织发展远景等有较全面的了解,还要有一定的语言表达能力,在服务中应着装整齐、仪容端庄、面带微笑、尊重每一位顾客,可以着绶带,绶带上印有厂家名称,也可佩戴标签。

2、安排团体订货室及工作人员

工作人员应懂得订货知识,并按组织订货的有关规定进行工作;工作中应热情接待客户,主动介绍订货规定及优惠政策。

3、安排迎宾礼仪小姐

礼仪小姐既要热情迎客,也要做引导工作。如果是独家举办的展销会,礼仪小姐身上披戴的绶带可以标上独自厂家;如果是多家联合举办,则只写“欢迎光临”即可;如果是由一个部门主办,其他部门参与合办,那么可标有主办部门名称。礼仪小姐还可以为展销会的参与部门或主板单位散发产品宣传单。

4、广告及新闻报道

新闻报道工作人员安排展销会的广告制作,他们要策划各种产品及展销会的广告内容及形式,确定新闻发布的内容、时机、范围和形式。

5、领导机构

展销会领导机构应分工明确、责任到位。

四、确定展销会的费用预算

具体列出展销会的各项费用,进行核算,有计划地分配资金。

五、公关活动安排

采用一些公关技巧,使展销会办得生动活泼、别具一格。举行展销会开幕式,应邀请有关知名人士出席,并为消费者签名。ex:“书市开业”请名人、作者当前签名售书,以吸引更多得群众前往参观,也给记者提供好题材。展销厅最好得位置一般在一楼得入口附近,离入口位置越远,楼层越高,参观购买得人越少。展销位置不好得组织应设法以一些新奇事物来吸引客人。ex:模特表演。打折奖券等

六、做好展销会的效果测定

问卷调查、统计参观人数、销售利润、有奖问答等多种方式来测定。