一、举办新闻发布会的“由头”和时机

在决定是否举办发布会之前,至少应确定以下两点:

1、确定新闻价值

举行记者招待会必须有恰当的新闻“由头”

2、确定最佳时机

组织应确定新闻发表的紧迫性和最佳时机。

对于一个组织来说,举行记者招待会是为公布与解释组织的重大新闻。ex:新产品的开发、经营发展的改变或新举措、组织首脑或高级管理人员的更换、新组织的开业和老组织的扩建或下马关闭、组织合并、组织创立周年纪念日、重大的人身伤亡事故等事件发生时,都可以举办记者招待会,发布这些消息。

二、新闻发布会的准备工作和注意事项

1、确定时机的技巧

一要及时,不要拖;二要注意避开重大节日和社会活动。

2、确定邀请记者的技巧

确定邀请记者的范围主要根据公布事件、消息发生的范围和影响而定。如事件或消息只涉及某一城市,一般就只请当地的新闻单位记者参加。

3、确定发布会的地点

一般可在本单位或租用宾馆、大饭店举行;如希望造成全国性影响,则可在首都或某大城市举行。

4、布置会场

发布会地点确定后,应进行实地考察。会场的桌子最好不用长方形而用圆形的,大家围成一个圆圈,显得气氛和谐、主宾平等;但这只适用于小型发布会,大型发布会可采用设主席台席位、记者席位、来宾朋友席位等方式。

5、统一发布口径

本组织参加会议人员要统一口径。某一消息发布到何种程度,应首先在组织内部统一认识。否则,意见不统一会引起记者的反感,甚至导致报道失误。

6、挑选发言人

举办记者招待会,一般首先由主持人发布消息或介绍情况,随后由主要发言人详细发言。主要发言人原则上应安排总经理或厂长等主要负责人,因为只有他们才能准确地回答有关组织的方针、计划、生产、经营等重大问题;如果是公布某项新产品、新技术,分管技术方面的主要负责人也应出席。主要发言人应头脑机敏、口齿清楚,具有较强的口头表达能力。

7、准备主要发言和报道提纲

要由专门班子负责起草主要发言,应全面搜集资料,写出通俗、准确、生动有趣的书面发言稿。另外,应事先归纳出宣传内容的要点和背景,整理成详细的资料,即报道提纲,也可附加照片。材料要编写得系统、简洁,要注意用事实说话,注意不要出现错别字和脱页现象。报道提纲及其他书面材料要预先分发给出席招待会的记者,同时预先准备好回答记者问题的基本答案,供主要发言人参考。如果发言中涉及国防工业、军事机构的秘密或重要经济情报,要注意不能泄露机密。

8、确定会议主持人

会议主持人一般由公关部负责人担任。主持人的言谈要流畅,有时根据内容的需要可以有一些幽默感。主持人要尊重别人的发言、提问,不能用任何动作、表情或语言阻止别人;要切实把握主题的范围,勿使大家离题太远;要注意掌握会议的时间,时间一般不超过2小时。主持人要引导记者踊跃提问,万一出现冷场,可以让与会者和公关人员作自我介绍,以增加彼此之间的了解,提高大家的发言兴趣。主持人讲话的措词要典雅而有力度,风趣而不失庄重。

主持人应使记者招待会顺利地开始,并进行下去。在组织方面充分地表达自己的意图之后,应倾听记者的提问和全部意见,促进组织与新闻界之间的相互理解和友好交流。

当招待会气氛非常活跃、记者竞相提问时,主持人应维持好会场的秩序,控制好发言的时间,引导记者深入提问,避免重复的提问和回答。如果预定的会议时间已到,但并未交流完毕时,应在散会前决定下次招待会的时间、地点,这里也应顾及大多数与会者的交通是否便利,选好会议的地点。

9、其他具体事务的安排

公关人员应预先筹备好视听辅助工具。ex:图表、画片、地图、放大照片、产品实物、模型样品、沙盘、幻灯、影片、录音带、录像带等。在会后或会前,亦可准备一些现场参观,参观图片展览和实物陈列展览等。但参观时间不宜过长,同时也应利用这一时机,让记者采访、摄像。既要安排得周到,又不要勉强。此外,还要准备一些饮料。

三、对待记者的态度

新闻发布会的接待必须注意对待记者的态度,因为接待记者的质量如何将直接关系到报界发布消息的成败。与新闻界合作应以“真诚、主动”四字为方针,切不可因为自己的组织在社会上有了一定的声誉就趾高气扬,认为记者会有求于己了。对记者的接待,不论以何种方式,公关人员都必须时刻牢记记者的双重性。首先,作为人,他希望接待人员对他尊重热情并了解他的姓名、供职的单位、专业甚至他的作品;更重要的是,记者是专业人员,在这方面,他希望给他提供工作之便,ex:一条有发表价值的消息、一个能拍到新奇照片的机会、一个电视导演感兴趣的生动场面、一条电台记者希望采访到的重要消息等。总之,应尽量满足他们的合理要求。

四、发布会结束后的工作

1、收集情况、纠正错误

大量搜集各到会记者在报刊发表的稿件,进行归类、分析,检查是否由于自己失误而造成的谬误,如有应立即设法补救。

2、核对发稿情况

对照与会记者的名单,核对是否每个到会记者都发了稿,以供在以后记者招待会选定到会者名单时作为参考。

3、了解与会者反映

听听部分与会者的反映,总结是否在提供会议条件上有欠缺,找出不足之处,便于今后改进。